Poprawność i uniwersalność językowa

Przywiązuj wagę do poprawności ortograficznej, interpunkcyjnej i stylistycznej, o ile chcesz, żeby adresat traktował Cię poważnie. Pamiętaj, że niektóre zwroty używane są tylko w Twoim regionie, więc jeśli piszesz wiadomość do osoby, która na co dzień nie mieszka i nie pracuje w Legnicy, upewnij się, że w Twoim mailu nie ma słów, które mogą być zagadką dla mieszkańca innej części Polski. Unikaj też skrótów myślowych, ponieważ nie każdy musi je rozumieć. Ta sama zasada odnosi się do słownictwa branżowego np. specjaliści branży reklamowej z pewnością wiedzą, czym jest brief, pozostali niekoniecznie muszą i wpędzisz ich w niepotrzebne zakłopotanie.

Zwroty grzecznościowe

Zwracając się do osoby, której nie znasz np. potencjalnego klienta, koniecznie pamiętaj o zwrotach grzecznościowych. Pisanie po imieniu do obcej osoby jest wyjątkowo niegrzeczne i może przekreślić firmę, w której pracujesz. W ostatnim czasie coraz więcej osób rezygnuje z tej zasady, sugerując, że to zbędna wyniosłość. Oczywiście możesz natrafić na kogoś, kto podziela ten pogląd, ale czy naprawdę chcesz ryzykować tym, że ktoś wprost wypomni Ci, że nie przypomina sobie, żebyście się znali osobiście i przez to nawet nie zapozna się z Twoją ofertą? Nie każdy jest tak postępowy i większość ludzi w biznesie decyduje się przejść na Ty dopiero po pierwszym lub kolejnym spotkaniu.

Czytelność

Staraj się, żeby Twoje wiadomości były czytelne - jeśli są bardzo długie, koniecznie podziel je na akapity. Nie nadużywaj caps locka, ponieważ większość ludzi korzystających na co dzień z internetu odbiera go jako krzyk. Kluczowe treści maila możesz podkreślić, wytłuścić, oznaczyć innym kolorem, jednak nie rób z treści laurki. Niewskazane jest też częste stosowanie emotikon, które zarezerwowane są dla znajomości mniej formalnych. W pierwszej próbie nawiązania kontaktu z kimś zupełnie obcym zwyczajnie ich nie stosuj.

Celowość

Każdy napisany przez Ciebie e-mail powinien mieć tytuł, po którym Twój odbiorca, będzie już na wstępie spodziewał się, czego dotyczy, dzięki czemu ułatwisz mu późniejsze ewentualne wyszukanie go wśród innych - dlatego, zamiast krótkiego tytułu Pytanie lepiej wpisać np. Pytanie o wynik rekrutacji - Jan Kowalski. Zwróć też uwagę na nazewnictwo załączników, jeśli przesyłasz plik o dużym rozmiarze w kilku częściach, nazwij go np. oferta promocyjna dla stałych klientów cz.1 i oferta promocyjna dla stałych klientów cz. 2, zamiast XYZ i XYZ2. W treść wiadomości powinieneś już na wstępie zasygnalizować, jaki jest cel Twojego e-maila. Staraj się pisać zwięźle i treściwie, ponieważ większość ludzi nie ma czasu lub ochoty na czytanie długich wyjaśnień.