O czym musimy pamiętać przy wdrażaniu KSeF? Jakie możliwości daje faktura korygująca?

Wdrożenie KSeF

Odpowiednie wdrożenie KSeF krok po kroku wymaga zwrócenia uwagi zwłaszcza na uprawnienia. To najważniejsza kwestia, dzięki której korzystanie z systemu w biurze rachunkowym staje się sprawne i proste. Kwestie uprawnień odnoszą się głównie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, wystawiana faktur w ramach samofakturowania, czy też wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Okazuje się, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę posiada tak zwane uprawnienia właścicielskie - w efekcie bez dokonywania dodatkowych czynności dysponuje najobszerniejszymi uprawnieniami KSeF. Logowanie odbywa się tutaj poprzez autoryzację podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co daje także możliwość zarządzania uprawnieniami innych podmiotów w swoim przedsiębiorstwie. 

Struktura KSeF

Nowa struktura KSeF to kolejna ważna kwestia, którą warto mieć na uwadze przy korzystaniu z tego systemu. Ministerstwo Finansów już od dawna zapowiada wdrożenie nowej struktury logicznej dla faktur tworzonych w Krajowym Systemie e-Faktur. Obecnie istniejąca wersja FA(2) zostanie zatem zastąpiona nową strukturą FA(3) już 1 lutego 2026 roku. Poza tym wiadomo, że nowa struktura będzie działać od momentu wdrożenia konieczności korzystania z KSeF. Termin obowiązkowego wystawiania faktur w tym systemie jest pewny, gdyż prezydent podpisał Ustawę w tym temacie. Musimy zatem wiedzieć, że od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem dla dużych podmiotów (o obrotach powyżej 200 mln zł w poprzednim roku) od 1 lutego 2026 oraz dla pozostałych podmiotów od 1 kwietnia 2026 roku. Jak wskazują eksperci, wdrożenie nowej struktury faktury elektronicznej ma za zadanie ułatwić podatnikom przygotowanie się do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Faktura korygująca w KSeF

Niekiedy zdarza się, że w fakturze znajdują się błędy, dlatego konieczne stają się faktury korygujące w KSeF. Ustawodawca daje nam możliwość skorygowania nieścisłości za pomocą takiego dokumentu. W przepisach wskazano, że gdy po wystawieniu faktury:

• dokonano zwrotu nabywcy części lub całości zapłaty
• Dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
• Kwota podatku lub podstawa opodatkowania uległy zmianom
• Dokonano błędu w pozycji faktury

- podatnik wystawia tzw. fakturę korygującą. Jej istotą jest zatem korekta faktury pierwotnej, tak aby udokumentowane zostały rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. Zarówno w odniesieniu do faktur in plus, jak i in minus, rozliczenie zależne jest od przyczyny korekty. W takiej sytuacji można dokonać podziału faktur ze względu na powód ich wystawienia. Warto zauważyć, że korekta na bieżąco występuje wtedy, gdy w momencie wystawienia faktury pierwotnej podatek należny z tytułu danego zdarzenia został wykazany w prawidłowej wysokości, a zdarzenie następujące po sprzedaży stanowi podstawę do podwyższenia ceny, czyli do dokonania korekty poprzez podwyższenie podatku. To wskazuje, że korekta podstawy opodatkowania ujmowana jest w chwili zaistnienia zdarzenia, które skutkuje podwyższeniem ceny.

Faktem jest, że korekta to jeden z rodzajów faktury, dlatego nie ma przeszkód, aby fakturę korygującą wystawić poprzez Krajowy System e-Faktur. Jednakże pamiętajmy o tym, aby mieć na uwadze regulacje dotyczące momentu uznania e-faktury za wystawioną. Ponadto, przepisy związane z obowiązkowym systemem KSeF usuwają z ustawy VAT regulacje odnoszące się do noty korygującej. Korzystanie z tego systemu może znacznie ułatwić i usprawnić wystawianie oraz odbieranie faktur strukturalnych w przedsiębiorstwach, dlatego już teraz coraz więcej firm w naszym kraju wybiera takie rozwiązanie.